Как создать корпоративную почту

Корпоративная почта – это важный элемент бизнеса, который не только помогает поддерживать связь с клиентами и партнерами, но и способствует укреплению имиджа компании. Адреса электронной почты с доменным именем компании выглядят более профессионально и вызывают больше доверия, чем общие почтовые ящики. В этой статье мы рассмотрим основные этапы создания корпоративной почты и настройку всех необходимых параметров.

Как создать и настроить почту в Яндекс 360

Яндекс 360 – один из самых популярных сервисов для создания корпоративной почты в России. Яндекс предоставляет набор инструментов для организации работы компании, включая почтовые ящики, хранилище данных, инструменты для видеозвонков и совместной работы.

Шаг 1. Регистрация домена

Прежде всего, чтобы создать корпоративную почту, потребуется зарегистрировать домен на имя компании, например, companyname.ru. Это можно сделать на любом из доступных сервисов-регистраторов, таких как Reg.ru, RU-CENTER, Beget, Webnames.ru, masterhost или Nethouse. Важно помнить несколько рекомендаций:

1. Регистрируйте домен на организацию, а не на физическое лицо. Если домен зарегистрирован на физическое лицо, и это лицо увольняется из компании, вы можете потерять доступ к домену, а значит, и ко всей корпоративной почте;
2. Продлевайте регистрацию ежегодно. Регистрация домена – платная услуга, и стоимость продления также зависит от регистратора и уровня домена. Если вовремя не продлить регистрацию, домен может перейти к другому пользователю.

После выбора регистратора следуйте инструкциям по регистрации домена на сайте выбранного провайдера.

Шаг 2. Создание организации в Яндекс 360

После регистрации домена необходимо создать организацию в Яндекс 360, чтобы подключить к ней корпоративную почту. Это включает выбор владельца организации, указание реквизитов и оплату тарифа. Давайте рассмотрим каждый шаг более подробно.

Шаг 2.1. Перейдите на сайт Яндекс 360 для бизнеса

1. Откройте браузер и перейдите на страницу Яндекс 360 для бизнеса;
2. На главной странице справа вверху или в центре экрана вы увидите оранжевую кнопку «Подключить». Нажмите на нее, чтобы начать процесс создания организации.

Шаг 2.2. Выберите владельца организации

1. После нажатия кнопки «Подключить», на первом экране вас попросят выбрать владельца организации. Если вы уже вошли в аккаунт, в списке будет отображено ваше имя и адрес электронной почты;
2. Нажмите на кнопку «Продолжить», чтобы выбрать текущего пользователя в качестве владельца организации. Важно понимать, что владелец организации будет ответственен за управление корпоративной почтой и настройку всех сервисов.

Шаг 2.2. Укажите реквизиты

После выбора владельца откроется следующий экран, где нужно указать юридические данные:

1. Укажите реквизиты вашей компании. Если ваша организация зарегистрирована как юридическое лицо или ИП, введите ИНН компании в соответствующее поле. После ввода ИНН система автоматически подтянет данные организации из базы, и вы сможете зарегистрироваться как юридическое лицо;
2. Если ваша компания зарегистрирована как физическое лицо (то есть не является юридическим лицом или ИП), выберите опцию «Зарегистрироваться как физ. лицо».

Шаг 2.3. Оплата тарифа

На следующем этапе вам будет предложено выбрать тариф и оплатить услуги Яндекс 360:

1. Выберите тарифный план. В Яндекс 360 для бизнеса доступно несколько тарифов на выбор:
• базовый: 249 ₽ в месяц на пользователя, включает 100 ГБ на Диске для каждого сотрудника;
• оптимальный: 469 ₽ в месяц на пользователя, включает 1 ТБ на Диске для каждого сотрудника;
• расширенный: 1399 ₽ в месяц на пользователя, включает 3 ТБ на Диске для каждого сотрудника.
2. Выберите подходящий тариф в зависимости от потребностей вашей компании и количества сотрудников;
3. Дополнительные услуги. При необходимости можно подключить Яндекс Трекер – сервис для совместной работы и организации процессов в компании. Он активируется при переключении соответствующего тумблера;
4. Введите данные карты для оплаты. Введите номер карты, срок ее действия и код безопасности. Общая сумма к оплате за выбранный тариф отобразится в поле «Итого к оплате»;
5. Нажмите «Активировать» для завершения оплаты и активации тарифа.

После успешной оплаты вы получите доступ ко всем функциям Яндекс 360 для бизнеса и сможете продолжить настройку корпоративной почты, подключение домена и создание почтовых ящиков для сотрудников.

Шаг 3. Подключение домена к Яндекс 360

После создания организации вам нужно подключить домен, на основе которого будут создаваться почтовые ящики. Для этого:

1. Перейдите в личный кабинет организации;
2. В меню выберите «Домены» и нажмите кнопку «Добавить домен»;
3. Введите имя зарегистрированного домена, например, companyname.ru, и нажмите «Добавить»;
4. Следуйте инструкциям для завершения процесса подключения.

Подключение домена позволяет Яндекс 360 управлять почтовыми и другими записями для корректной работы корпоративной почты.

Шаг 4. Подтверждение прав на домен

Для подключения домена необходимо подтвердить, что вы являетесь его владельцем.

1. Откройте кабинет организации;
2. Перейдите в меню «Общие настройки» → «Домены»;
3. Введите имя домена и нажмите «Добавить домен»;
4. Выберите подходящий способ подтверждения и следуйте инструкциям на экране. Яндекс сгенерирует уникальную запись, которую необходимо добавить к вашему домену;
5. После добавления записи или файла дождитесь, пока Яндекс проверит данные и подтвердит права на домен.

Яндекс предлагает несколько способов подтверждения:

• создание DNS-записи. Наиболее простой метод, доступный сразу после регистрации домена, – создание специальной временной DNS-записи. Поскольку доступ к управлению DNS-записями есть только у владельца домена, создание записи служит подтверждением;
• загрузка HTML-файла на сайт. Если у домена уже подключен хостинг, вы можете подтвердить право собственности, разместив специальный HTML-файл в корневом каталоге сайта;
• добавление метатега на сайт. В случае, если HTML-доступ затруднен, используйте метатег в коде главной страницы сайта.

Шаг 5. Настройка MX-записей для домена

После подтверждения прав на домен следующим шагом является настройка MX-записей. MX-записи необходимы для того, чтобы почта, отправленная на адреса вашего домена, перенаправлялась на серверы Яндекса. Без правильной настройки MX-записей корпоративная почта не будет получать входящие письма.

Пошаговая инструкция по настройке MX-записей

1. Откройте панель управления DNS у вашего регистратора. Перейдите в личный кабинет на сайте регистратора домена (например, Reg.ru, RU-CENTER и т.д.). Найдите настройки DNS для вашего домена. Обычно этот раздел называется «Управление DNS» или «DNS-записи»;
2. Добавьте новую MX-запись. В разделе управления DNS создайте новую запись типа MX. Вам понадобится ввести следующие параметры:
• имя хоста (или «Поддомен»): укажите символ @, если запись относится ко всему домену (например, @ для companyname.ru);
• значение (или «Данные»): введите mx.yandex.net. (обратите внимание на точку в конце записи, она может требоваться в некоторых панелях);
• приоритет: укажите значение 10. Приоритет 10 обозначает, что это основная почтовая запись, на которую будут приходить письма.
3. Удалите старые MX-записи. Если в настройках вашего домена уже существуют другие MX-записи, которые не относятся к Яндексу, удалите их. Только одна MX-запись с доменом mx.yandex.net. должна оставаться активной для корректной работы почты;
4. Сохраните изменения. После добавления и настройки MX-записи сохраните изменения в панели управления DNS.

Подтверждение настройки

После сохранения MX-записи изменения вступят в силу не сразу – процесс обновления может занять от нескольких минут до 24 часов. Чтобы проверить, успешно ли обновились записи, вы можете использовать сервис проверки DNS-записей, например, mxtoolbox.com.

После обновления DNS-записей и успешной настройки MX-записи почта на вашем домене будет перенаправляться на серверы Яндекса, и вы сможете полноценно использовать корпоративную почту через Яндекс 360.

Шаг 6. Настройка SPF-записи

SPF (Sender Policy Framework) защищает корпоративную почту от спама и фальсификации, указывая, какие серверы имеют право отправлять письма от вашего домена.

1. В DNS-управлении домена добавьте SPF-запись. Пример записи для Яндекса: v=spf1 include:_spf.yandex.ru ~all;
2. Сохраните запись и дождитесь, пока она вступит в силу.

Эта настройка снизит вероятность того, что письма из вашего домена будут отправляться со сторонних серверов.

Шаг 7. Настройка DKIM-подписи для домена

DKIM (DomainKeys Identified Mail) – это технология аутентификации электронной почты, которая позволяет получателям проверить, что письмо действительно отправлено от имени указанного домена и что оно не было изменено в процессе передачи. Настройка DKIM-подписи повысит доверие к вашим письмам и уменьшит вероятность попадания ваших сообщений в папку «Спам».

Пошаговая инструкция по настройке DKIM-подписи

1. Откройте кабинет администратора Яндекс 360. Перейдите в кабинет организации на admin.yandex.ru и войдите под учетной записью администратора;
2. Перейдите в раздел DKIM:
• в меню выберите «Общие настройки» → «Домены»;
• найдите нужный домен и нажмите на него, чтобы открыть настройки;
• в настройках домена перейдите на вкладку DKIM и нажмите «Подключить DKIM».
3. Скопируйте значение DKIM-записи. После нажатия «Подключить DKIM» Яндекс сгенерирует уникальную запись DKIM для вашего домена. Вам будут даны два параметра для DKIM-записи:
• имя записи (или «Имя хоста»): mail._domainkey;
• значение записи (или «Данные»): длинная строка символов, которая представляет собой публичный ключ DKIM.
4. Добавьте DKIM-запись в настройки DNS вашего домена. Перейдите в панель управления DNS у вашего регистратора домена. Создайте новую TXT-запись с параметрами, которые предоставил Яндекс:
• имя записи (или Имя хоста): mail._domainkey;
• тип записи: TXT;
• значение: вставьте скопированное значение DKIM из кабинета Яндекс 360;
• сохраните изменения.
5. Подождите, пока изменения вступят в силу. Обновление DNS-записей может занять от нескольких минут до 24 часов, в зависимости от вашего регистратора;
6. Проверьте настройку DKIM. Вернитесь в кабинет Яндекс 360 и нажмите «Проверить» напротив DKIM-записи для вашего домена. Яндекс проверит, корректно ли добавлена запись. Если все настроено правильно, DKIM будет активирован, и ваши письма будут подписываться данной подписью.

Шаг 8. Создание почтовых ящиков для сотрудников

После настройки домена записей можно создавать почтовые ящики для сотрудников с вашим доменом:

1. Перейдите в раздел «Пользователи» в кабинете Яндекс 360;
2. Нажмите «Добавить пользователя» и введите данные сотрудника (имя, должность, электронный адрес);
3. Яндекс сгенерирует почтовый ящик на основе домена, например ivanov@companyname.ru.

Теперь сотрудник сможет войти в свою корпоративную почту через интерфейс Яндекс 360.

Шаг 9. Завершение настройки и тестирование почты

Когда все настройки выполнены, рекомендуется протестировать отправку и получение писем. Для этого создайте тестовое письмо и отправьте его на личный адрес, чтобы проверить корректность всех настроек и их работу.

Что такое корпоративная почта

Корпоративная почта – это специализированная электронная почта, которая используется внутри компании и привязана к её собственному домену, например, info@companyname.ru. В отличие от стандартных бесплатных почтовых сервисов, таких как gmail.com или yandex.ru, корпоративная почта выглядит более профессионально и официально, поскольку адреса электронной почты привязаны к доменному имени компании. Это позволяет клиентам и партнёрам сразу видеть, что письмо пришло именно от организации, а не от частного лица.

Такая почта обычно управляется централизованно, что упрощает процесс настройки, контроля и защиты всех почтовых ящиков компании. Например, администратор корпоративной почты может создать или удалить почтовый ящик, восстановить доступ, если он потерян, настроить фильтры и защиту от нежелательной почты, а также контролировать уровень безопасности. Это особенно важно для защиты конфиденциальной информации, поскольку корпоративные почтовые сервисы часто предлагают расширенные функции безопасности, такие как двухфакторная аутентификация, защита от фишинга и шифрование данных.

Корпоративная почта также помогает поддерживать профессиональный имидж компании. Адреса на собственном домене воспринимаются клиентами и партнёрами гораздо серьёзнее, чем адреса на бесплатных сервисах, что укрепляет доверие и демонстрирует, что компания серьёзно относится к своей работе. Кроме того, многие сервисы корпоративной почты, такие как Яндекс 360, включают дополнительные инструменты для совместной работы. Эти инструменты могут включать календари, задачи, видеозвонки и возможность работы с общими файлами, что значительно облегчает координацию задач и общение между сотрудниками.

Кому нужна корпоративная почта?

Корпоративная почта является важным инструментом для всех организаций и профессионалов, которые хотят выглядеть солидно, обеспечить безопасность данных и эффективное управление электронной почтой. Для малого и среднего бизнеса корпоративная почта позволяет повысить доверие клиентов и партнёров, поскольку наличие почты на собственном домене говорит о профессионализме компании. Это также позволяет разделить обязанности между сотрудниками: например, создать отдельные почтовые ящики для каждого отдела – sales@companyname.ru, support@companyname.ru и другие, что упрощает работу с клиентами и улучшает организацию внутри компании.

Для крупных компаний корпоративная почта является обязательным элементом, так как она позволяет поддерживать централизованный контроль над большим числом почтовых ящиков, распределённых между множеством сотрудников. Это помогает обеспечивать высокий уровень безопасности, управлять доступом к корпоративной информации и поддерживать корпоративные стандарты в общении с клиентами и партнёрами. В таких организациях корпоративная почта становится частью единой экосистемы, где также поддерживаются корпоративная культура и стандарты работы.

Даже для фрилансеров и индивидуальных предпринимателей наличие корпоративной почты на собственном домене может сыграть значительную роль в формировании имиджа. Корпоративная почта помогает создать впечатление полноценного бренда, что особенно важно, если специалист работает с корпоративными клиентами и хочет выглядеть профессионально. Стартапам и новым компаниям также важно использовать корпоративную почту для построения доверительных отношений с первыми клиентами, партнёрами и инвесторами, особенно на начальном этапе, когда доверие к бренду ещё не сформировано.

Организации, работающие с конфиденциальной информацией, такие как медицинские центры, юридические и финансовые компании, также нуждаются в корпоративной почте. Корпоративные почтовые сервисы позволяют обеспечить высокий уровень защиты данных клиентов, предотвращая утечки информации и кибератаки. Таким образом, корпоративная почта становится не просто средством связи, а важным инструментом для защиты данных, повышения доверия к компании и поддержания её профессионального имиджа.

ТОП 3 сервиса для создания корпоративной почты

В современном бизнесе корпоративная почта является неотъемлемым инструментом для эффективной коммуникации и управления информацией. Рассмотрим три популярных сервиса для организации корпоративной почты: Яндекс 360 для бизнеса, VK WorkSpace и Почта Рег.ру.

Сравнительная таблица

Яндекс 360 для бизнеса

Яндекс 360 для бизнеса – это комплексный набор сервисов для корпоративного использования, включающий почту на собственном домене, облачное хранилище, мессенджер, календарь, редактор документов и сервис для видеоконференций.

Плюсы:

• подходит для всех типов компаний – от небольших стартапов до крупных корпораций;
• интеграция с популярными бизнес-системами и приложениями, такими как 1С, что делает работу удобной и эффективной;
• большие возможности для организации командной работы благодаря встроенным сервисам, включая мессенджер, календарь, документы и телемосты;
• встроенная защита от спама и вирусов, обеспечивающая безопасность почты и данных;
• возможность подключения корпоративной почты на собственном домене, что повышает уровень доверия к компании;
• высокий уровень безопасности и соответствие российскому законодательству по защите персональных данных;
• простой и удобный интерфейс для администрирования с гибкими настройками под нужды компании;
• обширное облачное хранилище от 100 гб до 3 тб на пользователя в зависимости от выбранного тарифа;
• интеграция с Яндекс.Диск и другими инструментами, что упрощает доступ к файлам и их совместное использование.

Минусы:

• высокая цена на более функциональные тарифы, что может быть ощутимо для малого бизнеса;
• ограниченные интеграции с западными сервисами из-за политики конфиденциальности и безопасности.
• возможны сложности при настройке сервисов и подключении собственного домена для менее опытных пользователей.
• для полноценного использования некоторых функций могут понадобиться базовые технические навыки или помощь специалистов.

Тарифы:

• базовый – от 249 ₽ в месяц за пользователя:
• подходит для малых компаний;
• включает 100 ГБ на Яндекс.Диске;
• видеовстречи до 100 участников;
• лимит на рассылки – до 1 500 писем в месяц.
• оптимальный – от 469 ₽ в месяц за пользователя:
• подходит для средних команд с расширенными потребностями;
• включает 1 ТБ на Яндекс.Диске на пользователя;
• видеовстречи до 300 участников;
• лимит на рассылки – до 50 000 писем в месяц.
• расширенный – от 1 399 ₽ в месяц за пользователя:
• идеально подходит для крупных компаний и корпоративного уровня;
• включает 3 ТБ на Яндекс.Диске на пользователя;
• видеовстречи до 500 участников;
• лимит на рассылки – до 100 000 писем в месяц.

VK WorkSpace

VK WorkSpace – это коммуникационная платформа для бизнеса, предоставляющая комплекс сервисов для совместной работы команд, включая корпоративную почту на собственном домене, календарь, мессенджер, видеоконференции, задачи и облачное хранилище.

Плюсы:

• подходит для любых типов компаний – от небольших команд до крупных организаций;
• интеграция с другими сервисами VK, такими как мессенджер, календарь, задачи, видеоконференции, что обеспечивает удобное взаимодействие сотрудников;
• безлимитный объем почтового ящика, позволяющий хранить всю необходимую переписку;
• поддержка собственного домена, что помогает повысить доверие клиентов и партнеров к компании;
• встроенные системы защиты от спама и вирусов, соответствующие требованиям российского законодательства;
• гибкие настройки администрирования, включая управление пользователями, автоматическое добавление и удаление сотрудников;
• доступность на любых устройствах – сервисы можно использовать на компьютере, планшете или смартфоне;
• возможность интеграции с корпоративными системами по API, включая Active Directory и DLP;
• доступен как в облаке (SaaS), так и для развертывания на серверах компании (On-premises).

Минусы:

• ограниченная популярность по сравнению с другими крупными сервисами, что может отражаться на поддержке;
• требует настроек и времени на адаптацию сотрудников для полноценного использования всех возможностей;
• ограниченный функционал по сравнению с конкурентами в некоторых аспектах работы.

Тарифы:

• базовый: бесплатно для организаций до 5 пользователей. Включает почту на вашем домене, календарь, мессенджер, видеоконференции, задачи и облачное хранилище;
• стандартный: От 50 до 139 ₽ в месяц за пользователя, в зависимости от объема хранилища и выбранных сервисов.

Почта Рег.ру

Почта Рег.ру – это корпоративный почтовый сервис, предоставляемый компанией REG.RU, который позволяет создавать почтовые ящики на собственном домене с набором необходимых функций для бизнеса.

Плюсы:

• подходит для компаний любого размера – от индивидуальных предпринимателей до крупных организаций;
• поддержка корпоративной почты на собственном домене, что повышает доверие клиентов и партнеров к компании;
• встроенная защита от спама и вирусов с помощью облачного решения от «Лаборатории Касперского»;
• удобный веб-интерфейс RoundCube для доступа к почте без необходимости установки дополнительного ПО;
• возможность бесплатного использования корпоративной почты при заказе любого тарифа виртуального хостинга в REG.RU;
• круглосуточная техническая поддержка, готовая помочь в настройке и решении возникающих вопросов;
• гибкие тарифные планы, позволяющие выбрать оптимальный вариант в зависимости от потребностей компании.

Минусы:

• ограниченный объем дискового пространства для почтовых ящиков в зависимости от выбранного тарифа;
• отсутствие собственных мобильных приложений для доступа к почте, что может быть неудобно для некоторых пользователей;
• меньшая функциональность для совместной работы по сравнению с более крупными корпоративными решениями.

Тарифы:

• базовый: 99 ₽ в месяц за 1 ГБ дискового пространства и поддержку одного почтового домена. Подходит для небольших компаний с минимальными потребностями;
• стандартный: 199 ₽ в месяц за 10 ГБ дискового пространства и возможность подключения до трех почтовых доменов. Оптимален для средних компаний;
• премиум: 399 ₽ в месяц за 30 ГБ дискового пространства и поддержку до пяти почтовых доменов. Подходит для организаций с увеличенным объемом переписки;
• максимум: 799 ₽ в месяц за 80 ГБ дискового пространства и поддержку до десяти почтовых доменов. Идеален для крупных организаций с большими объемами данных.

Выводы

Создание корпоративной почты – это важный шаг для любой компании, которая стремится укрепить профессиональный имидж и наладить эффективное взаимодействие с клиентами и партнерами. Адреса на собственном домене не только выглядят более серьезно, но и повышают уровень доверия к организации. Сегодня корпоративные почтовые сервисы, такие как Яндекс 360, предоставляют обширный набор инструментов для удобного управления и защиты данных, что особенно важно для компаний, работающих с конфиденциальной информацией.

Настройка корпоративной почты включает регистрацию домена, подключение его к почтовому сервису, а также обеспечение безопасности с помощью SPF и DKIM-записей. Следуя рекомендациям, представленным в статье, вы сможете выбрать оптимальный сервис и правильно организовать корпоративную почту, что поможет вам создать сильный и профессиональный образ компании, повысить доверие клиентов и упростить внутренние коммуникации.